Перед очередной загрузкой вашего «промежуточного файла» - сначала откройте его, чтобы данные в этом файле обновились из файла вашего учета.
«Промежуточный файл» должен быть сохранен на том же устройстве, что и Excel-файл с вашим учетом.
После перемещения файла учета или «промежуточного файла» в другую папку устройства - откройте «промежуточный файл», убедитесь что даные в нем обновляются верно. При необходимости - обновите путь к файлу в формулах «промежуточного файла»: ctr+H «заменить все», область «формулы». Или заново повторите шаги с п.3
Если вы вставите «новые строки» в файле вашего учета - они не появятся в «промежуточном файле» автоматически, и также перестанет совпадать «порядок строк» в файлах. Для этого в «промежуточном файле» просто выделите строку с «правильными» формулами, и заново «растянитеь» (скопируйте) ее вниз (и вверх, если это не первая строка), на все строки с формулами. Или заново повторите шаги с п.3
Ссылки на описание для форматов и доп.информацию
Кратко - Содержание блока импорт|экспорт: Принудительное обновление (файлом и по ссылке), Указание ссылки, Автоматическое обновление по ссылке, Отчет о последнем обновлении
